Kho chia hàng nhận 1.200 pallet mỗi ngày trong mười tháng, rồi tháng mười một nhảy lên 2.500 và tháng mười hai lên 3.000. Bãi container đón đều bốn tàu mỗi tuần, tới mùa nông sản có tuần bảy tàu. Nếu ca làm, xe nâng, cửa dock và ô bãi chỉ xếp theo con số của tuần trước, kho sẽ ứ hàng ở dock, cảng sẽ để tàu chờ ngoài phao. Dự báo lượng hàng qua kho và cảng là việc đoán trước con số đó, đủ sớm để gọi thêm ca, thuê thêm xe, mở thêm bãi. Bài này nói năm cách dự báo dùng được với số liệu sẵn có trong WMS và TOS, và cách đo xem đoán đúng tới đâu.
Dự báo lượng hàng qua kho là gì
Là đoán số pallet, số thùng, số container hoặc số TEU sẽ vào và ra kho trong một quãng tới: tuần sau, tháng sau, quý sau. Với kho, con số hay dùng là pallet nhận, dòng đơn soạn, kiện giao mỗi ngày. Với cảng là số lượt tàu, số TEU bốc dỡ, số lượt xe qua cổng mỗi ca. Khác với đoán số hàng ra của cửa hàng, kho và cảng không đoán người mua sẽ mua gì, mà đoán khi nào hàng của chủ hàng đổ về và cần mấy tay, xe, cửa, ô bãi để nuốt hết.
Vì sao kho và cảng phải dự báo
- Xếp ca: gọi thêm ca đêm hay thuê người làm thời vụ cần báo trước cả tuần, không gọi được trong buổi.
- Xe nâng và cửa dock: thuê thêm xe nâng, mở thêm cửa dock, đặt lịch xe hẹn giờ đều cần biết ngày nào sẽ đông.
- Ô bãi và ô kệ: kho lạnh không thể nhận thêm khi buồng đầy; bãi cảng phải dồn container rỗng đi trước khi tàu lớn cập.
- Tiền: thuê kho ngoài, thuê bãi tạm và ca thêm giờ đều đắt hơn nhiều so với xếp trước.
Với kho giữ hàng cho chủ hàng, dự báo còn chốt chuyện nên giữ ít nhất mấy pallet; bốn cách tính con số đó được bàn trong bài bốn cách giữ hàng EOQ, POQ, QDM, ABC.
Năm cách dự báo lượng hàng qua kho và cảng
Theo mùa lặp lại hằng năm
Lấy số liệu ba năm gần nhất từ WMS hoặc TOS, xếp theo tuần trong năm, sẽ thấy đỉnh cuối năm, đỉnh trước Tết, đáy sau Tết, mùa xoài, mùa cà phê, mùa thuỷ sản. Con số tuần này lấy bằng tuần đó năm ngoái gấp lên theo đà cả năm. Cách này dùng cho kho hàng tiêu dùng, kho lạnh trái cây và cảng có tuyến tàu đều.
Theo đà nhiều tháng
Vẽ đường đà của số pallet hay TEU mỗi tháng trong 12–24 tháng: đang lên đều 5 % mỗi ba tháng hay đang chững. Đường đà cho biết bao giờ kho chạm trần ô kệ, bao giờ cảng cần thêm cẩu; đường đà không đoán được tuần đông, nhưng đoán được năm sau cần thêm gì.
Theo tin từ chủ hàng và hãng tàu
Chủ hàng biết trước đợt sale, đơn đi nước ngoài, lô hàng sắp ra; hãng tàu biết trước tàu dời lịch, thay cỡ tàu, tuyến vừa ghé cảng. Kho và cảng nên có mẫu báo trước ngắn gọn để chủ hàng và hãng tàu điền mỗi tháng, lấy đó sửa con số từ mùa và đà.
Theo chuyện xảy đến đột ngột
Bão làm tàu dồn về một lúc sau khi tan bão, cửa khẩu nghẽn làm hàng quay về kho, một hãng khác ngừng tuyến làm hàng dồn sang cảng bên này. Không đoán được ngày, nhưng viết trước được kịch bản: bãi tạm ở đâu, gọi thêm ca từ nguồn nào, lô nào đi trước. Kịch bản viết trước làm cảng không luống cuống khi ba tàu vào một ngày.
Theo số liệu đi trước
Có những con số đi trước lượng hàng vài ngày tới vài tuần: booking của hãng tàu, lịch tàu công bố, phiếu mua chủ hàng đã vào WMS, số container đang trên đường về từ cảng khác, số kiện đang ở kho tạm. Ghép các con số này lại là cách đoán vài tuần tới sát nhất, đủ để xếp ca cho tuần sau.
Số liệu lấy ở đâu
| Cần đoán | Số liệu đi trước | Lấy từ |
|---|---|---|
| Pallet nhận mỗi ngày | Phiếu mua, lịch xe hẹn, hàng đang về | WMS, cổng hẹn xe |
| Dòng đơn soạn mỗi ca | Đơn chưa soạn, đợt sale của chủ hàng | WMS, mẫu báo trước |
| TEU bốc dỡ mỗi tuần | Booking, lịch tàu, manifest | TOS, hãng tàu |
| Lượt xe qua cổng mỗi giờ | Lệnh giao nhận đã phát, giờ hẹn | TOS, cổng tự động |
| Ô kệ kho lạnh còn trống | Hàng sắp xuất, hàng sắp về | WMS, nhật ký nhiệt |
WMS là nguồn số liệu lớn nhất của kho; nếu chưa chắc WMS lưu được gì, đọc bài WMS lưu được gì.
Đo sai số và sửa lại mỗi tuần
Dự báo chỉ có nghĩa khi có người so nó với con số thật. Mỗi tuần, lấy con số đã đoán trừ con số thật, chia cho con số thật, ra sai số. Ví dụ đoán 1.500 pallet, thật 1.350, sai số 11 %. Sai số chưa tới 10 % là đủ xếp ca; trên 20 % thì cách đoán đang hụt một nguồn tin, thường là hụt tin từ chủ hàng. Ghi sai số theo tuần và theo chủ hàng để biết ai hay báo trước lệch. Cách xếp việc kho theo con số này được bàn trong bài logistics là gì.
Từ con số dự báo tới ca làm và ô bãi
- Tính con số ra giờ công: mỗi pallet nhận mất mấy phút, mỗi dòng đơn soạn mất mấy phút, lấy từ WMS.
- Tính giờ công ra người và xe: số người mỗi ca, số xe nâng, số cửa dock cần dùng.
- Tính số pallet ra ô kệ, số container ra ô bãi; so với ô còn trống để biết có phải thuê ngoài.
- Gửi lịch cho tổ kho, hãng xe và chủ hàng trước ít nhất một tuần; cảng gửi cho hãng tàu và lái xe qua cổng hẹn giờ.
Cảng làm tốt khâu này thường là cảng ít để tàu chờ; bài cảng biển tốt nhờ đâu bàn thêm về các con số đó.
IPC247 nhận chọn cấu hình máy tính công nghiệp cho kho và cảng: máy chủ nhỏ chạy WMS, TOS và bảng dự báo tại kho, máy tính cổng hẹn xe, máy gắn xe nâng nhận lệnh theo ca, kèm demo máy và người của IPC247 đi kèm khi ghép với phần mềm đang có.
Câu hỏi thường gặp
Kho vừa chạy được sáu tháng, chưa có số liệu ba năm thì dự báo ra sao?
Dùng cách theo số liệu đi trước và tin từ chủ hàng, vì hai cách này không cần số liệu lâu năm. Xin thêm số liệu theo mùa của chủ hàng ở kho cũ của họ để biết đỉnh cuối năm cỡ nào.
Có cần phần mềm dự báo riêng không?
Chưa cần khi kho có ít hơn vài chục chủ hàng. Bảng tính lấy số từ WMS, xếp theo tuần trong năm và cộng tin báo trước là đủ. Phần mềm riêng chỉ đáng tiền khi có hàng trăm chủ hàng và cần đoán tới từng nhóm hàng.
Cảng nên dự báo theo TEU hay theo lượt tàu?
Cả hai. Lượt tàu để xếp bến và cẩu bờ; TEU để xếp ô bãi, xe đầu kéo và ca cổng. Một tàu lớn ghé một lần có thể tốn bãi hơn ba tàu nhỏ.
