7 Bí Quyết giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng

Trong hoạt động kinh doanh, quản lý kho hàng là một phần quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, thất thoát hàng hóa trong quá trình quản lý kho là một vấn đề thường gặp và có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Thất thoát hàng hoá không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ đi vào tìm hiểu các nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng. Bằng việc nhận biết và hiểu rõ những nguyên nhân này, chúng ta có thể áp dụng các giải pháp hợp lý nhằm giảm thiểu tình trạng thất thoát và cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng.

Thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng  

Thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng đề cập đến sự mất mát hoặc sụt giảm số lượng hàng hoá so với thông tin và số liệu ghi nhận ban đầu trong quá trình quản lý kho hàng. Thất thoát hàng hoá có thể xảy ra trong các giai đoạn từ nhập kho, lưu trữ, đến xuất kho và vận chuyển. Đây là tình trạng không mong muốn và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thất thoát hàng hoá có thể bao gồm việc mất mát vật chất, hàng hóa hư hỏng, hàng hóa bị đánh cắp hoặc thất lạc, sai sót trong quá trình ghi nhận và kiểm kê hàng hoá, hoặc không thể định vị và kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa trong kho. 

04 nguyên nhân điển hình dẫn đến thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng

1. Quy trình quản lý không hiệu quả

• Thiếu quy trình kiểm soát chặt chẽ: Khi không có quy trình kiểm soát rõ ràng, các hoạt động nhập, xuất và lưu trữ hàng hoá có thể không được giám sát và kiểm soát một cách hiệu quả.
• Thiếu quy trình kiểm kê định kỳ: Nếu không có quy trình kiểm kê hàng hóa định kỳ, sẽ khó để xác định và giám sát chính xác số lượng hàng hóa trong kho.

2. Thao tác thủ công và sự thiếu cảnh giác 

• Sai sót trong quá trình ghi nhận và kiểm kê: Nhân viên có thể mắc phải sai sót với những phương pháp thủ công truyền thống trong việc nhập liệu, đánh số lô hàng hoá không chính xác, hoặc không thực hiện kiểm kê đúng quy trình. Điều này dẫn đến việc ghi nhận sai thông tin về hàng hóa trong kho.
• Thiếu sự cảnh giác và giám sát: Thiếu sự quan tâm và giám sát từ phía nhân viên quản lý kho có thể tạo điều kiện cho các hành vi lạm dụng quyền hạn, đánh cắp, hoặc lạm dụng tài sản của doanh nghiệp.

3. Vấn đề về an ninh

• Đánh cắp và gian lận: Sự tồn tại của nhân viên không trung thực hoặc các bên ngoài có thể dẫn đến tình trạng đánh cắp hoặc lấy trộm hàng hóa từ kho hàng.
• Thiếu biện pháp bảo vệ an ninh: Nếu không có các biện pháp bảo vệ an ninh, như hệ thống camera giám sát, kiểm tra an ninh cho nhân viên và kiểm soát quyền truy cập vào kho, sẽ dễ dẫn đến thất thoát hàng hóa do các hành vi trái phép.

4. Vấn đề vận chuyển và xử lý hàng hoá

• Lỗi trong quá trình vận chuyển: Quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho hàng có thể gặp các vấn đề như hỏng hóc, mất mát hoặc sai sót trong việc ghi nhận thông tin hàng hoá.
• Lỗi trong quá trình xử lý hàng hoá: Khi nhân viên xử lý hàng hoá không cẩn thận hoặc không tuân thủ quy trình, có thể gây ra hư hỏng, mất mát hoặc không chính xác trong xử lý hàng hoá.

Hậu quả của việc thất thoát hàng hoá

Việc thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng có thể gây ra các hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp

1. Gây lãng phí trong sản xuất

Tổn thất về doanh thu: Thất thoát hàng hoá làm giảm lượng hàng hoá có sẵn để bán, dẫn đến mất mát doanh thu cho doanh nghiệp. Việc không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng do thiếu hàng hoá có thể dẫn đến việc mất đi các cơ hội kinh doanh và khách hàng chuyển sang các đối thủ cạnh tranh.

Phát sinh chi phí phục hồi: Để khắc phục mất mát hàng hoá, doanh nghiệp sẽ phải chi tiêu cho việc tái cấp hàng hoá hoặc tìm kiếm nguồn hàng hoá mới. Điều này gây áp lực tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.

2. Làm giảm hiệu suất hoạt động

Gián đoạn chuỗi cung ứng: Thất thoát hàng hoá có thể gây gián đoạn trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Việc thất thoát hàng hóa sẽ gây ra tình trạng nguyên vật liệu bị thiếu hụt khiến cho quá trình sản xuất bị đình trệ, chỉ tiếp tục hoạt động trở lại khi được cung cấp đủ nguồn nguyên vật liệu. Điều này dẫn tới hiệu suất hoạt động của nhà máy bị suy giảm, chất lượng thành phẩm cũng như tiến độ giao hàng sẽ bị ảnh hưởng. 3. Ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp

Không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng: Thất thoát hàng hoá dẫn đến thiếu hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, mất đi cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp.

Các giải pháp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa cho doanh nghiệp sản xuất

Xác định và đánh giá rủi ro

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định và đánh giá các có thể xảy ra trong quá trình quản lý kho. Điều này bao gồm việc phân tích các yếu tố, nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa như đã đề cập ở trên. Đánh giá rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết được những vùng nguy cơ và tập trung vào các biện pháp phòng ngừa cụ thể.

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đối tác vận chuyển

Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đối tác vận chuyển có thể giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa. Điều này bao gồm việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của hàng hóa nhận được từ nhà cung cấp, đối tác vận chuyển tin cậy và đúng thời gian giao hàng.

Xây dựng quy trình kiểm tra và kiểm kê định kỳ 

Quy trình kiểm tra và định kỳ giúp phát hiện sớm các sai sót trong kho hàng. Việc thực hiện kiểm tra định kỳ cho phép so sánh số lượng hàng hóa thực tế với số lượng ghi chú trong hệ thống quản lý kho. Nếu có sai lệch, có thể tiến hành điều tra và xử lý kịp thời để giảm thiểu rủi ro thất thoát.

Đào tạo nhân viên quản lý kho

Đảm bảo rằng nhân viên quản lý kho được đào tạo đầy đủ về quy trình và kỹ năng quản lý kho. Điều này bao gồm việc đảm bảo họ hiểu rõ các quy tắc và quy trình vận hành, biết cách sử dụng các công cụ quản lý kho, nhận biết và giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc.

Kiểm soát truy cập và bảo mật

Quản lý việc truy cập vào kho hàng và bảo mật thông tin liên quan là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro mất trộm hoặc lạm dụng. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập hệ thống kiểm soát truy cập, lắp đặt hệ thống camera giám sát, đảm bảo sự an toàn và bảo mật của hệ thống thông tin quản lý kho.

Quản lý hàng hóa hết hạn sử dụng

Theo dõi và quản lý hàng hóa có hạn sử dụng là một yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro hư hỏng và thất thoát. Đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo nguyên tắc và thực hiện định kỳ kiểm tra để xác định hàng hóa có nguy cơ hết hạn sử dụng.

Ứng dụng các giải pháp công nghệ quản lý kho hàng hiện đại 

Sử dụng các công nghệ và hệ thống quản lý kho hiện đại giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa. Các hệ thống này bao gồm quản lý kho tự động, mã hóa hàng hóa, quét mã vạch, hệ thống theo dõi vị trí hàng hóa, v.v. Công nghệ giúp tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy trong việc quản lý kho và giảm thiểu sai sót con người.

Giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa trong quản lý kho đòi hỏi sự chặt chẽ trong quy trình, công nghệ hỗ trợ và đảm bảo trách nhiệm của nhân viên. Bằng cách áp dụng các giải pháp nêu trên, doanh nghiệp sản xuất có thể tăng cường hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.